Panel general
Panorama diario del período seleccionado en el control principal.
Estado de cobranza
Resumen financiero del período
Unidades pagadas
Unidades pendientes o parciales
Caja chica y rendición
Control de fondos entregados, compras con comprobante, saldo disponible y cierre mensual.
Egresos del mes
Honorarios, remuneraciones, servicios, consumos, mantenciones y demás gastos efectuados durante el mes seleccionado.
Cierre mensual y prorrateo
Consulte un cierre histórico o prepare el gasto común del mes actualmente abierto.
Mes que desea revisar o preparar
Base del prorrateo
Control bancario e Informe de Cierre
Respaldo histórico de la comunidad
Respaldo histórico acumulado
El ZIP incluye un HTML de consulta, un archivo JSON con los datos completos y una guía breve. No modifica ni cierra el período.
Para cambio de administrador o revisión del Comité
El archivo HTML puede abrirse directamente para consultar la historia. El JSON conserva la información estructurada para una futura restauración o migración.
Control antes del cierre
Acciones del período
Detalle calculado por unidad
Cobranza y pagos por unidad
Una sola vista para controlar todas las unidades del período: cobro emitido, saldo anterior, total exigible, pagos recibidos, saldo pendiente y estado.
Estado de cobranza por unidad
Convenios y abonos programados
Cargos o descuentos automáticos que se incorporan mensualmente al gasto común.
Otros ingresos y cobros individuales
Los movimientos asociados a una unidad se incorporan automáticamente a su gasto común; los movimientos sin unidad quedan como ingresos generales de la comunidad.
Balances, estadísticas y gráficos
Análisis y seguimiento financiero del período. El documento oficial se genera al cerrar el gasto común.
Cobranza del período: cobro actual y deuda anterior
Distribución de egresos por área
Unidades pendientes de pago
Egresos del mes por categoría
Estado de cobranza del período
Evolución histórica de la morosidad
Comportamiento de pago por unidad
Evolución mensual de egresos e ingresos recibidos
Control de comunicaciones
Envíos y comunicaciones
Centro de envío masivo de gastos comunes y comunicados generales. La cobranza y los pagos se controlan en su módulo propio.
Envío masivo de gastos comunes
Esta acción toma la cobranza ya emitida del período y prepara un correo independiente para cada unidad que tenga destinatario válido. No muestra ni repite la planilla de cobranza.
Comunicado general
Para avisos iguales a toda la comunidad: mantenciones, reuniones, cortes de servicios, información administrativa u otras comunicaciones generales. No contiene información individual de cobranza.
Documentos
Generación de avisos de cobro, recibos de pago y estados de cuenta.
Aviso de cobro
Recibo de pago
Estado de cuenta
Propietarios, arrendatarios y unidades
Datos de identificación y configuración del destinatario del gasto común.
Personal y remuneraciones
Fichas laborales, configuración mensual, liquidaciones y preparación previsional.
Instituciones a pagar
Resumen de AFP, salud, AFC, Seguro Social, mutualidad, CCAF y productos voluntarios.
Detalle por trabajador
Desglose individual de las bases, cotizaciones, movimientos y descuentos que componen el total anterior.
Saldo disponible de vacaciones
Registros laborales del mes
Actualizar parámetros mensuales
Descargue la plantilla, complete una fila con el boletín oficial del mes y cárguela aquí. La plataforma revisará todos los campos antes de crear o actualizar el perfil; no modifica remuneraciones cerradas.
Parámetros previsionales del mes
Ayuda y guía de uso
Manual práctico para utilizar la plataforma desde cero, siguiendo el trabajo real de una administración.
Correo y envío masivo de gastos comunes
Acceso directo a la explicación para configurar Gmail u Outlook, autorizar la cuenta, realizar el envío masivo de gastos comunes y revisar el resultado.
Esta guía supone que la persona parte desde cero
No es necesario conocer previamente la plataforma. Cada capítulo explica para qué sirve la opción, qué antecedentes debe tener a mano, qué campos debe completar, qué calcula el sistema, qué revisar antes de guardar y cuál será el resultado. Los botones “Ir al módulo” permiten pasar de la explicación a la pantalla correspondiente, pero la información necesaria está contenida en esta misma guía.
Tres reglas fundamentales
- Revise siempre el mes antes de ingresar, calcular o imprimir.
- No cierre un período hasta comprobar montos y documentos: el cierre es definitivo y no permite editar nuevamente ese ciclo.
- Guarde un respaldo antes de cierres, importaciones o restauraciones.
Antecedentes que debe reunir
- Nombre, RUT, dirección y datos bancarios de la comunidad.
- Nómina de unidades, propietarios, residentes, correos y prorrateos.
- Facturas, boletas, liquidaciones y comprobantes del mes.
- Fichas, contratos y antecedentes previsionales del personal.
Orden de la primera puesta en marcha
- Configurar el correo de salida, la comunidad y los documentos.
- Ingresar o importar las unidades.
- Registrar trabajadores y parámetros laborales.
- Verificar saldos iniciales, fondo de reserva y provisión.
- Guardar el primer respaldo.
Qué completa automáticamente la plataforma
Los datos permanentes alimentan los demás módulos. Los prorrateos generan cobros, los pagos actualizan la cobranza, las ausencias alimentan remuneraciones y Previred, y la ficha laboral aporta los antecedentes del contrato, liquidación y finiquito.
Ciclo mensual recomendado
1. Inicio y gestión mensual
Desde la revisión diaria hasta el cierre definitivo del gasto común.
Panel generalConsultar rápidamente cuánto se emitió, cuánto se pagó y qué unidades requieren seguimiento.
Para qué sirve: además de resumir la cobranza, contiene el Período general de consulta. El mes elegido allí gobierna Egresos, Caja chica, Cierre, Pagos, Cobros, Balances, Documentos y Remuneraciones.
Cómo utilizarlo
- Elija el mes en Período general de consulta.
- Lea la relación entre mes de cobranza y mes de origen de los gastos.
- Compare Cobro emitido, Pagos registrados y Saldo pendiente.
- Revise la recaudación y las unidades pagadas, parciales y pendientes.
Qué calcula automáticamente
- Cobro del período y deuda anterior exigible.
- Pagos acumulados y saldo restante.
- Unidades regularizadas, parciales y pendientes.
- Porcentaje de recaudación.
Qué revisar
Si los totales no corresponden, no se corrigen aquí. Revise los cobros y pagos del período. Al cambiar el mes principal, todas las pantallas se actualizan; no existe un segundo selector independiente en los demás módulos.
Egresos del mesIngresar facturas, boletas, remuneraciones, servicios, mantenciones y demás gastos que originarán el gasto común.
Cuándo se usa: durante todo el mes, cada vez que exista un gasto de la comunidad. Conviene registrarlo con su comprobante para evitar omisiones al cerrar.
Datos que debe tener a mano
- Mes y fecha del gasto.
- Categoría y descripción.
- Proveedor o trabajador y RUT.
- Tipo y número de documento.
- Neto, IVA y total.
- Estado y medio de pago.
Procedimiento
- Seleccione el mes en el control principal.
- Entre a Egresos y presione Registrar egreso.
- Complete la identificación del gasto y sus montos.
- Defina si es recurrente o especial.
- Indique la distribución y guarde.
- Gasto prorrateable
- Se distribuye entre todas las unidades activas según el prorrateo registrado.
- Cargo directo a unidad
- Se asigna solamente a la unidad elegida. Al seleccionar una unidad deja de ser prorrateable.
- No prorrateable
- Queda registrado para control financiero, pero no se distribuye en el gasto común.
- Neto, IVA y total
- La plataforma suma Neto + IVA; compruebe que coincida con el documento recibido.
Evite duplicaciones
Los gastos registrados desde Caja chica se incorporan automáticamente aquí y deben editarse en Caja chica. Las remuneraciones también deben compararse con el cierre del módulo de Personal antes de cerrar el gasto común.
Otros ingresos y cobros individualesRegistrar ingresos generales o valores que se cobrarán específicamente a una unidad.
Diferencia fundamental: si deja la unidad vacía, el movimiento es un ingreso general de la comunidad. Si selecciona una unidad, el valor queda como cobro pendiente dentro de su gasto común; no se considera pagado.
Ejemplos de ingreso general
- Arriendo de espacio común.
- Indemnización recibida del seguro.
- Intereses o aporte extraordinario ya recibido.
Ejemplos de cobro individual
- Multa aplicada a una unidad.
- Recuperación de un gasto particular.
- Servicio o reparación que corresponde cobrar a esa unidad.
Cómo registrar
- Seleccione el mes en que se incorporará el movimiento.
- Presione Registrar movimiento.
- Complete fecha, categoría, descripción y monto.
- Seleccione una unidad solo si el valor debe sumarse a su aviso.
- Ingrese referencia u observación y guarde.
Después de guardar
Si ya había generado los cobros del mes y todavía están en borrador, vuelva a Generar / recalcular cobros para incorporar el nuevo movimiento. Un período cerrado no puede modificarse.
Caja chica y rendiciónControlar fondos entregados al responsable, compras realizadas, comprobantes y saldo disponible.
Concepto: un abono de caja chica no es un gasto; es dinero de la comunidad entregado al responsable. El gasto existe cuando se registra una compra o pago respaldado.
Registrar abono
- Seleccione Registrar abono.
- Indique mes, fecha, monto y origen.
- Identifique al responsable y el comprobante interno.
- Guarde el movimiento.
Registrar gasto
- Seleccione Registrar gasto.
- Ingrese proveedor, compra, monto y categoría.
- Registre tipo y número de boleta o comprobante.
- Guarde; el egreso se creará automáticamente.
Qué muestra el saldo
Saldo inicial + abonos − gastos. Un saldo positivo queda disponible para el mes siguiente. Un saldo negativo indica dinero adelantado por el responsable y pendiente de reembolso.
Cerrar rendición
Antes de cerrar, compruebe que todas las boletas estén ingresadas y que el saldo coincida con el efectivo o monto por rendir. Al cerrar, los movimientos quedan bloqueados y el saldo pasa solamente al mes inmediatamente siguiente. No se proyecta a meses posteriores que todavía no han sido cerrados.
Cierre mensual y prorrateoDistribuir los gastos, revisar cada unidad, emitir los cobros y bloquear el período cuando esté correcto.
Es el proceso central: utiliza como mes de gastos el período elegido en el control principal y calcula automáticamente el mes siguiente como período de cobro. La tabla inferior se calcula en pantalla y solamente después se generan y cierran los cobros. Generar cobros no significa cerrar el mes.
Campos principales
- Mes de los gastos: mes en que se efectuaron los egresos.
- Mes en que se cobra: mes siguiente, calculado automáticamente.
- Fondo de reserva: porcentaje aplicado al gasto común prorrateado.
- Fecha límite: vencimiento informado a las unidades.
- Observación: explicación general del cobro.
Secuencia correcta
- Elija el mes de los gastos en el período general.
- Compruebe el mes de cobro indicado automáticamente.
- Revise la Base del prorrateo.
- Compruebe el Detalle calculado por unidad.
- Presione Generar / recalcular cobros.
- Revise Balances y Cobranza/pagos por unidad.
- Corrija y recalcule si es necesario.
- Finalmente, cierre el gasto común.
Qué incorpora cada cobro
Gasto común según prorrateo, fondo de reserva, fondo de provisión, convenios o abonos, cargos directos, cobros individuales y saldos anteriores. Los abonos anteriores se descuentan automáticamente.
Qué queda bloqueado al cerrar
- Egresos y rendiciones del mes.
- Otros ingresos y cobros individuales del ciclo.
- Parámetros, prorrateo y cobros emitidos por unidad.
- Fotografía del balance y antecedentes del cierre.
No existe reapertura ni edición posterior del período cerrado. Si se detecta una diferencia después, debe documentarse y regularizarse formalmente en un período siguiente.
Qué continúa funcionando
- Registro de pagos totales o parciales del cobro ya emitido.
- Emisión de recibos y actualización de pendientes.
- Consulta de avisos, estados de cuenta y balances históricos.
- Ingreso de los nuevos egresos en el mes que se abre.
Qué ocurre automáticamente después del cierre
- El período cerrado pasa a modo histórico y solo puede consultarse.
- Se abre el mes siguiente para registrar nuevos gastos y movimientos.
- La cobranza del período emitido sigue recibiendo pagos hasta regularizarse.
- Todo saldo impago queda como deuda anterior de la unidad.
- Al generar el cobro siguiente, esa deuda se incorpora y se muestra separada del cobro nuevo.
- Al cerrar, los cobros y sus saldos anteriores quedan fijados como antecedente del nuevo ciclo.
- Los pagos posteriores reducen el saldo total de la unidad.
Consultar un mes futuro no crea arrastres
Cambiar el Período general a septiembre, octubre o cualquier mes posterior sirve únicamente para consultar. Si ese período todavía no tiene cobros generados, el Panel, Cobranza y Balance muestran $0 y “Período todavía no generado”. La deuda no salta por cambiar el calendario: aparece en el período siguiente únicamente cuando se generan sus cobros y queda definitiva al cerrar.
Informe de Cierre de Gastos Comunes y cartola bancaria
Antes del cierre revise el bloque Control bancario e Informe de Cierre. Cada período debe conservar como respaldo la cartola bancaria completa en PDF correspondiente al mes de los egresos. En la aplicación real se adjunta el archivo descargado del banco; al cerrar queda fijado como antecedente histórico y no puede reemplazarse silenciosamente. En la demostración, el mes en curso permite seleccionar un PDF real desde el computador solo para probar el flujo durante esa sesión; los meses históricos muestran una cartola ficticia archivada para visualizar cómo quedará el respaldo. Registre o concilie los ingresos y egresos del período y compárelos con la plataforma. Mientras no exista cartola adjunta, el preinforme muestra solamente los valores conocidos por la plataforma; la columna de cartola queda pendiente y la diferencia no se calcula. La cuadratura en $0 aparece solo después de adjuntar el respaldo e ingresar los totales bancarios. La diferencia de ingresos y la diferencia de egresos deben ser exactamente $0 y debe existir una cartola PDF adjunta para poder cerrar. Si falta la cartola o alguna diferencia no cuadra, el cierre queda bloqueado hasta corregir el movimiento faltante, duplicado o mal digitado. El saldo final de la cuenta bancaria no tiene que ser $0 y puede incluir Fondo de Reserva u otros fondos mantenidos en la misma cuenta. La cuadratura tampoco compara el monto cobrado a las unidades con el monto efectivamente pagado por ellas. Compara movimientos reales: ingresos registrados en la plataforma contra abonos de la cartola, y egresos registrados como pagados contra cargos de la cartola. Si una unidad debía $100 y pagó $90, la plataforma registra $90 y el banco muestra $90; la diferencia bancaria es $0 y los $10 restantes quedan como deuda en Cobranza. La relación entre ingresos y egresos del mes se analiza aparte en las estadísticas y gráficos de gestión. Lo obligatorio para cerrar es que ingresos de cartola vs plataforma y egresos de cartola vs plataforma den diferencia $0. El informe resume egresos, ingresos, cuentas pendientes, cuadratura bancaria, gasto común del mes siguiente, estado de cobranza y morosidad, gastos especiales y una comparación gráfica mensual de egresos e ingresos recibidos con tendencia de 3 meses. También separa el Fondo de Reserva emitido, recaudado y pendiente para que no se confunda con caja operativa. Al cerrar, se guarda una fotografía definitiva de los datos y del respaldo bancario, y el PDF histórico incorpora la marca CIERRE MENSUAL · CERRADO con la fecha, para firma del administrador y del Comité de Administración.
Respaldo histórico: desde este mismo módulo puede generar un ZIP acumulativo de consulta. Incluye un HTML de solo lectura y los datos completos en JSON, pensado para continuidad administrativa, revisión del Comité y cambio de administrador. En la demo se descarga al computador; en la aplicación instalada podrá asociarse a una carpeta institucional.
Ejemplo práctico: julio, agosto y septiembre
Al cerrar los gastos de julio, se emite la cobranza de agosto. Durante agosto se registran sus pagos y, al mismo tiempo, se ingresan los nuevos gastos efectuados en agosto. Si una unidad no paga el cobro de agosto, su saldo permanece pendiente. Cuando se cierren los gastos de agosto para emitir septiembre, ese saldo aparecerá como deuda anterior arrastrada, separado del cobro nuevo.
Balances, estadísticas y gráficosAnalizar caja, cobranza, morosidad, composición de egresos y resultado del período.
Para qué sirve: es un módulo de revisión y control. No se ingresan movimientos aquí; los datos provienen de egresos, cobros, pagos y otros ingresos.
Cómo revisar
- Elija el mes en el período general.
- Compruebe qué mes de egresos originó la cobranza.
- Compare cobro emitido, pagos y pendiente.
- Revise la distribución por área y categoría.
- Controle el balance detallado y las comunicaciones.
Análisis histórico
Esta pantalla queda como herramienta de análisis y seguimiento: muestra evolución de morosidad, comportamiento de pago, composición de egresos y tendencias mensuales. El documento oficial del cierre se genera únicamente desde Cierre y prorrateo → Informe de Cierre de Gastos Comunes.
- Moroso frecuente
- Unidad que terminó con saldo vencido en tres o más períodos históricos.
- Reincidente
- Unidad que terminó con saldo vencido en dos períodos históricos.
- Moroso eventual
- Unidad que registra un solo período histórico con atraso.
- Pendiente en plazo
- Cobro aún no pagado cuya fecha de vencimiento no ha llegado; no se considera morosidad.
Multas e intereses
La clasificación es informativa y no aplica sanciones automáticamente. Antes de incorporar recargos deben definirse la regla, tasa, fecha de vencimiento, base de cálculo y respaldo en el reglamento de la comunidad y en la normativa aplicable.
Si aparece una diferencia
Vuelva al origen del dato: Egresos, Otros ingresos, Cobros o Pagos. Si el período aún está abierto, corrija y recalcule; si ya está cerrado, conserve el antecedente y regularice mediante un movimiento formal en el período siguiente. Nunca modifique silenciosamente la historia cerrada.
2. Cobranza, comunicaciones y documentos
Desde el cobro emitido hasta el recibo, estado de cuenta y comunicación al residente.
Cobranza y pagos por unidadRevisar todas las unidades, registrar pagos y generar el recibo correspondiente.
Una sola pantalla de cobranza: incluye todas las unidades con cobro emitido, tanto pagadas como pendientes. De esta forma no se confunde el listado de cobros con el historial de pagos.
Tabla Estado de cobranza por unidad
- Cobro emitido del período.
- Saldo anterior arrastrado.
- Total exigible inicial.
- Total pagado durante el período.
- Saldo pendiente actual.
- Estado: Pagado, Parcial o Pendiente.
Registrar un pago
- Busque la unidad.
- Presione Registrar pago en su fila o use el botón general.
- Compruebe cobro, deuda anterior y total pendiente.
- Ingrese fecha, medio y referencia.
- Registre pago total o un monto diferente.
Después de registrar el pago
La plataforma deja el pago como registrado y emite el recibo de esa operación. El recibo puede consultarse o guardarse en PDF desde Documentos. Envíos y comunicaciones no repite ni administra los pagos; se reserva para el envío masivo del gasto común y los comunicados generales.
Relación entre meses
La cobranza de agosto corresponde a los gastos cerrados de julio. Los egresos que se registran durante agosto no aumentan ese cobro: se acumulan para preparar la cobranza de septiembre.
Meses históricos bloqueados
Los períodos anteriores al mes operativo quedan en modo solo consulta. No aparece “Registrar pago” al revisar mayo, junio o julio. Si una unidad quedó con saldo pendiente, ese monto se arrastra a los períodos siguientes. Cuando el propietario paga posteriormente, el ingreso se registra en el mes operativo actual contra la deuda arrastrada, sin modificar la historia cerrada.
Si un valor está incorrecto
El cobro se corrige desde el dato de origen y el Cierre/prorrateo mientras el período esté abierto. Esta pantalla registra pagos y controla saldos; no modifica el prorrateo.
Convenios y abonos programadosCrear cuotas que aumentan el cobro o descuentos mensuales a favor de una unidad.
Dos posibilidades: un Cargo aumenta lo que la unidad debe pagar; un Abono descuenta una suma porque existe un crédito o gasto reconocido a favor de esa unidad.
Datos a ingresar
- Unidad beneficiada o responsable.
- Tipo: Cargo o Abono.
- Descripción clara del acuerdo.
- Valor de cada cuota.
- Cantidad total de cuotas.
- Primer mes y estado.
Procedimiento
- Presione Crear convenio.
- Complete los antecedentes del acuerdo.
- Guarde y revise la aplicación del mes actual.
- Si el cobro está en borrador, vuelva a generarlo.
Respaldo del acuerdo
Use la observación para identificar el antecedente y conserve el convenio, acta o autorización fuera de la plataforma. Eliminar el convenio no cambia cobros históricos que ya fueron emitidos.
Envíos y comunicacionesEnviar masivamente los avisos de gasto común y preparar comunicados generales, sin duplicar la planilla de cobranza.
Para qué sirve: esta pantalla no muestra unidades pagadas o pendientes. Ese control pertenece a Cobranza y pagos por unidad. Aquí solamente se ejecutan comunicaciones hacia la comunidad.
Enviar gastos comunes por correo
- Compruebe que la cobranza del período esté emitida.
- Revise el período, la cuenta remitente y la cantidad de unidades con correo.
- Opcionalmente active el balance informativo.
- Presione Enviar gastos comunes por correo.
- Revise el resumen y confirme.
- La plataforma envía un correo independiente por unidad con su PDF individual adjunto.
Enviar comunicado general
Se utiliza para información igual para toda la comunidad: reuniones, mantenciones, cortes de servicios, avisos administrativos u otros mensajes generales. No contiene montos ni información individual de cobranza.
Qué verá en esta pantalla
Solo un resumen general del período: cantidad de avisos generados, unidades con correo, destinatarios, unidades sin correo, cuenta remitente y estado del envío masivo. No existe una segunda lista de unidades, porque esa información ya está en Cobranza y pagos por unidad.
Importante
El cierre del gasto común no envía correos automáticamente. El administrador decide cuándo hacer el envío. En esta demostración todo el proceso es simulado; en la aplicación comercial utilizará la cuenta Gmail / Google u Outlook / Microsoft autorizada en Configuración.
DocumentosGenerar avisos de cobro, recibos de pago y estados de cuenta.
Este módulo reúne los documentos de cobranza: no crea la información de origen. El aviso requiere un cobro generado y el recibo requiere un pago previamente registrado.
Aviso y estado de cuenta
- En Aviso de cobro, seleccione unidad y mes; opcionalmente incluya balance. La vista previa representa un único PDF, aunque el balance ocupe una página adicional.
- En Estado de cuenta, seleccione unidad y mes final para mostrar su historia hasta esa fecha.
Recibo de pago
- Seleccione primero la unidad; la lista se mantiene ordenada secuencialmente y muestra solo unidades con pagos en el mes consultado.
- Luego seleccione el recibo de esa unidad. Si hubo pagos parciales, aparecerán únicamente sus comprobantes en orden de fecha.
- El recibo muestra PAGADO cuando la deuda quedó cubierta o PAGO PARCIAL cuando todavía existe saldo, junto con la fecha y monto recibido.
- Si todavía no hay pagos, el recibo permanecerá deshabilitado para evitar documentos sin respaldo.
Antes de imprimir
- Genere la vista previa.
- Revise período, nombres y montos.
- Si el cobro ya tiene pagos, el aviso mostrará automáticamente PAGADO o PAGO PARCIAL, con fecha, monto pagado y saldo restante cuando corresponda.
- Compruebe logo, firma, contacto y datos bancarios.
- Use la impresión del navegador para imprimir o guardar en PDF.
3. Comunidad y configuración inicial
Datos permanentes que alimentan cobros, documentos y comunicaciones.
Propietarios, arrendatarios y unidadesMantener la nómina maestra de departamentos, locales, estacionamientos y sus destinatarios.
Para qué sirve: esta ficha contiene los datos permanentes. Los pagos, deudas y estados financieros se registran en sus módulos correspondientes, no en esta pantalla.
Datos de la unidad
- Número o identificación única.
- Tipo de unidad.
- Prorrateo decimal.
- Estado activo o inactivo.
Datos de las personas
- Nombre, correo y teléfono del propietario.
- Nombre, correo y teléfono del arrendatario, si existe.
- Destinatario del gasto común: Propietario, Arrendatario o Ambos.
Cómo ingresar el prorrateo
En la ficha individual se utiliza formato decimal: por ejemplo, 0,0155 equivale a 1,55%. En la plantilla CSV se escribe como porcentaje: 1,55. Compruebe que la suma general corresponda al reglamento.
Qué ocurre después
La unidad activa participará en el prorrateo. El destinatario elegido determinará los correos utilizados en avisos y comunicaciones.
Datos de la comunidad y documentosConfigurar identidad, fondos, vencimiento, banco, firma, logos y datos que aparecerán en los documentos.
En la aplicación comercial se configura una vez y se actualiza cuando cambie un antecedente. En esta versión de demostración, la identidad institucional, firma, logos, banco y contacto son de solo lectura y no pueden reemplazarse por datos reales. Estos antecedentes aparecen en el encabezado, avisos, recibos, estados, liquidaciones y finiquitos.
Identificación y cobro
- Nombre, RUT y dirección de la comunidad.
- Administrador y empresa administradora.
- Correo remitente.
- Día límite de pago.
- Fondo de reserva porcentual.
- Fondo de provisión total mensual.
- Banco, cuenta, titular y correo de comprobantes.
Presentación documental
- Firma en texto, imagen o ambas.
- Logo de la administración y de la comunidad.
- Logo visible en la plataforma y en documentos.
- Correo y teléfono de contacto.
- Instrucciones bancarias y pie de página.
Orden recomendado
- Complete identificación y banco.
- Configure la cuenta de envío de correo: Gmail / Google u Outlook / Microsoft.
- Guarde la firma con su botón específico.
- Cargue logos y elija cómo se mostrarán.
- Complete contacto y pie de página.
- Presione Guardar configuración.
- Genere un aviso de prueba y revise la presentación.
Fondo de provisión
El campo recibe el total mensual del edificio; la plataforma lo reparte por igual entre las unidades activas. No escriba aquí el valor individual.
Configuración de correos y envío masivoConfigurar Gmail u Outlook y enviar los gastos comunes de forma individual, masiva y controlada.
Para qué sirve: define la cuenta desde la cual la administración enviará avisos de gasto común y comunicados. La cuenta se configura una vez en Configuración. Después, cada envío se realiza desde Envíos y comunicaciones y siempre requiere confirmación del administrador.
1. Configurar la cuenta de correo
- Abra Configuración.
- Busque Configuración de envío de correos.
- Seleccione Gmail / Google o Outlook / Microsoft.
- Ingrese el nombre que verá el destinatario y el correo remitente.
- Presione Conectar / autorizar cuenta.
- Complete la autorización segura del proveedor. La plataforma no necesita guardar la contraseña del correo.
2. Enviar los gastos comunes
- Compruebe que el período ya tenga su cobranza emitida.
- Entre a Envíos y comunicaciones.
- Revise el resumen general: avisos generados, unidades con correo, destinatarios y cuenta remitente.
- Presione Enviar gastos comunes por correo.
- Revise el resumen previo y confirme.
- La plataforma procesa un correo independiente por unidad con su PDF adjunto.
- Proveedor
- Cuenta Gmail / Google o Outlook / Microsoft que utilizará la administración como remitente.
- Correo remitente
- Dirección desde la cual se enviarán los mensajes y que verá el destinatario.
- Envío masivo de GC
- La plataforma prepara un envío independiente por unidad. Cada destinatario recibe solamente el aviso que corresponde a su propia unidad.
- Propietario y arrendatario
- Si la unidad está configurada para enviar a ambos, el mismo aviso puede tener más de un destinatario. El resumen distingue unidades, correos y destinatarios.
- Unidades sin correo
- No bloquean el resto del envío. Quedan identificadas para corregir el correo o imprimir el aviso.
Resultado del envío
Al finalizar, la plataforma informa cuántos avisos fueron procesados, cuántos destinatarios participaron, cuántas unidades no tenían correo y la fecha del envío. Cada correo lleva un único PDF correspondiente a esa unidad. El estado queda registrado a nivel del envío masivo del período, sin crear una segunda planilla de cobranza.
El cierre no envía automáticamente
Cerrar el gasto común no manda correos por sí solo. El envío es manual: el administrador decide la fecha, revisa los destinatarios y confirma. Esto evita que un cierre de prueba o una corrección provoque comunicaciones involuntarias.
En esta demostración
La cuenta y el envío se muestran como una simulación completa. Puede recorrer todo el procedimiento, revisar el resumen y confirmar, pero no se conecta ninguna cuenta real ni se envía ningún correo. En la aplicación comercial, el mismo flujo utilizará la cuenta autorizada del administrador.
Importación masiva de unidadesCargar o actualizar muchas unidades mediante una plantilla CSV y una revisión previa.
Úsela para la puesta en marcha o una actualización extensa. Las unidades nuevas se agregan y las existentes se actualizan por su número; no se eliminan unidades ni antecedentes históricos.
Preparar el archivo
- Descargue la plantilla desde Configuración.
- Complete una fila por unidad sin cambiar los encabezados.
- Use Propietario, Arrendatario o Ambos.
- Use Sí o No para unidad activa.
- Separe varios correos con coma.
- Guarde como CSV UTF-8.
Importar con seguridad
- Guarde un respaldo previo.
- Seleccione el archivo CSV.
- Revise unidades nuevas, actualizadas y errores.
- Corrija el archivo si existe cualquier error.
- Aplique la importación solo cuando la vista previa esté correcta.
Formatos importantes
En CSV el prorrateo se escribe como porcentaje, por ejemplo 8,25. El saldo inicial positivo representa deuda; un saldo negativo representa un abono a favor. No abra y vuelva a guardar el archivo en un formato que cambie separadores o encabezados.
4. Personal y remuneraciones
Ficha permanente, novedades mensuales, liquidaciones, previsión, vacaciones y término laboral.
Resumen del personalRevisar dotación, haberes, descuentos, líquido y costo total del empleador.
Esta pantalla es de control: los cambios se realizan en Trabajadores, Configuración mensual o Ausencias y vacaciones. El resumen recalcula los resultados con esos datos.
Cómo utilizarlo
- Seleccione el mes de remuneración.
- Revise cantidad de trabajadores activos.
- Compare total haberes, descuentos, líquido y costo empleador.
- Si necesita abrir o imprimir documentos, continúe en Liquidaciones.
Costo total empleador
No es el líquido pagado. Incluye haberes brutos y aportes del empleador, como SIS, Seguro Social, AFC del empleador, mutualidad y otros que correspondan.
Trabajadores y ficha laboralRegistrar todos los antecedentes permanentes que alimentarán contrato, remuneraciones, Previred y finiquito.
La ficha laboral es la fuente principal. Una ficha incompleta puede producir liquidaciones, cotizaciones o finiquitos incorrectos. Ingrese los datos desde el contrato y documentos del trabajador.
Secciones de la ficha
- Identificación legal y contacto.
- Cargo, jornada, turno, contrato y sueldo.
- Régimen previsional y AFP.
- Salud, CCAF, cargas, mutualidad y AFC.
- APV, Cuenta 2, APVI y APVC.
- Banco, vacaciones y control laboral.
Datos mínimos para guardar
- Nombres y apellido paterno.
- RUT.
- Cargo o función.
Aunque la plataforma permita guardar con esos mínimos, complete también ingreso, sueldo, jornada, contrato, AFP o régimen, salud y banco antes de calcular remuneraciones.
- Fecha de ingreso
- Determina antigüedad, vacaciones y años de servicio.
- Sueldo y jornada
- Base de la remuneración proporcional, horas extra y contrato.
- AFP y salud
- Alimentan descuentos previsionales, Previred y finiquito.
- Valores habituales
- Cuenta 2, APV y APVC pasan inicialmente a la configuración mensual.
- Saldo inicial de vacaciones
- Ingrese el saldo disponible en la fecha base indicada. Desde esa fecha la plataforma suma únicamente los nuevos derechos anuales y descuenta las vacaciones aprobadas.
Botones de la lista
Ficha laboral / Previred edita datos permanentes; Carpeta laboral consulta configuraciones, liquidaciones, adelantos, horas extra, ausencias y vacaciones; Contrato abre el documento; Preparar finiquito es un acceso rápido al módulo central de Finiquitos.
Configuración mensual de remuneracionesIngresar las novedades de cada trabajador para calcular correctamente el mes.
Se completa todos los meses: la ficha mantiene los datos permanentes y esta pantalla registra lo que cambió en el período.
Antes de abrir cada trabajador
- Registre durante el mes las vacaciones, licencias, permisos e inasistencias en Ausencias y vacaciones.
- Apruebe el antecedente cuando corresponda.
- Abra Configurar mes: esos días y el movimiento Previred ya aparecerán incorporados.
- Ingrese una sola vez las horas extra, bonos, adelantos y demás valores monetarios del período.
Información editable aquí
- Jornada, contrato y movimiento Previred no vinculado a una ausencia.
- Días o turnos base del período.
- Horas extra, bonos, comisiones, gratificación y adelanto.
- Cargas, colación, movilización y otros no imponibles.
- APV, Cuenta 2, CCAF, préstamos y otros descuentos.
Qué se incorpora automáticamente
Vacaciones, inasistencias, permisos y licencias aprobadas, incluidos los días afectados y el movimiento Previred asociado. La liquidación recalcula sueldo proporcional, cotizaciones, impuesto, descuentos y líquido.
Una sola fuente
Las ausencias se corrigen en su registro original. Los valores monetarios —horas extra, bonos, adelantos, comisiones, asignaciones y descuentos— se corrigen solamente en Configuración mensual. Nada se ingresa dos veces.
LiquidacionesRevisar el cálculo individual, abrir el documento, imprimirlo y cerrar el mes de remuneraciones.
Esta es la pantalla de emisión: reúne las liquidaciones calculadas a partir de la ficha laboral, la configuración mensual y las ausencias o vacaciones aprobadas.
Secuencia recomendada
- Revise haberes, descuentos y líquido.
- Compruebe especialmente adelantos y demás novedades vinculadas.
- Use Ver liquidación para revisar el documento completo.
- Imprima o guarde en PDF.
Cierre del mes
Cierre solamente cuando todas las fichas, configuraciones, ausencias, vacaciones y liquidaciones estén revisadas. El cierre bloquea las novedades y conserva la fotografía histórica del período.
Ausencias y vacacionesRegistrar feriados, licencias, permisos e inasistencias cuando ocurren y conservar su historial.
Para qué sirve: permite registrar hechos asociados a fechas y días cuando ocurren. Es la fuente única de las ausencias que afectan la remuneración o Previred; los valores monetarios se ingresan en Configuración mensual.
Registrar un antecedente
- Presione Registrar ausencia o vacaciones.
- Seleccione trabajador y tipo.
- Ingrese fechas y días calendario.
- Indique los días o turnos laborales afectados.
- Revise el código Previred cuando corresponda.
- Defina el estado y guarde.
Antecedentes que se registran
- Vacaciones.
- Licencia médica.
- Accidente laboral.
- Permiso con o sin goce.
- Inasistencia u otro antecedente fechado.
Saldo de vacaciones
Se muestra a la fecha de cierre del período general consultado y en días hábiles. Se forma con saldo disponible en la fecha base + derechos anuales generados por aniversarios cumplidos − vacaciones aprobadas y utilizadas. Los días calendario del registro son informativos y no se descuentan del saldo.
Por qué ya no aparecen saldos como 16,3
El feriado anual se incorpora por cada anualidad cumplida. La proporción de 1,25 días por mes se reserva para la estimación del feriado proporcional en un finiquito y no se presenta como vacaciones anuales disponibles durante la relación laboral.
Efecto automático
Solo los antecedentes Aprobados afectan el cálculo. Al guardar, editar, rechazar o anular un registro, Configuración mensual, Liquidaciones y Previred se actualizan automáticamente. Las vacaciones descuentan días del saldo, pero no rebajan la remuneración porque corresponden a descanso con goce de sueldo.
Resumen PreviredRevisar bases, cotizaciones estimadas, instituciones a pagar y detalle por trabajador.
Uso: sirve para preparar y controlar la declaración previsional. No reemplaza por sí mismo el ingreso, validación ni pago en Previred.
Instituciones a pagar
- AFP y SIS.
- Fonasa o Isapre.
- AFC Chile.
- Seguro Social.
- IST o mutualidad.
- Cuenta 2, APV, APVC y CCAF.
Revisión recomendada
- Confirme el mes.
- Compare la base imponible con las liquidaciones.
- Revise cada institución y total.
- Revise el detalle por trabajador.
- Corrija la ficha o configuración mensual si existe una diferencia.
Antes de declarar
Verifique que los parámetros mensuales sean los vigentes y que las fichas contengan AFP, salud, CCAF, mutualidad, contrato y condición previsional correctas.
FiniquitosPreparar la última liquidación proporcional, prestaciones, indemnizaciones y término definitivo del vínculo.
Funcionamiento: puede comenzar desde Trabajadores → Preparar finiquito o desde esta pestaña. Ambos accesos crean el mismo documento, que siempre queda administrado en Finiquitos.
Datos automáticos
- Ficha, contrato, fecha de ingreso y sueldo.
- AFP, Fonasa o Isapre, CCAF y AFC.
- Bonos, gratificación, anticipos y descuentos del mes.
- Vacaciones pendientes y antigüedad.
- Sueldo proporcional según días trabajados.
Datos que debe decidir o completar
- Fecha y causal de término.
- Días efectivamente trabajados.
- Si corresponden indemnizaciones.
- Otros haberes o descuentos autorizados.
- Imputación AFC, solo si procede.
- Forma, fecha de pago y reserva de derechos.
Secuencia de trabajo
- Seleccione trabajador y fecha.
- Revise la liquidación automática y los días trabajados.
- Complete causal y partidas excepcionales.
- Guarde como Borrador.
- Use Editar, Ver e Imprimir para revisar.
- Cambie el estado según avance: Revisado, Emitido o Firmado.
- Solo al concluir seleccione Firmado / finalizado y confirme.
- Borrador a Firmado
- El trabajador permanece en la planta activa.
- Firmado / finalizado
- Retira al trabajador de la planta y lo traslada al Historial de trabajadores.
- Borrar
- Disponible para borradores o pruebas; un finiquito finalizado no puede borrarse directamente.
- Reincorporar
- Se realiza desde el Historial si el término fue finalizado por error, sin perder antecedentes.
Revisión formal
La plataforma propone cálculos desde el historial, pero la causal, indemnizaciones, descuentos, cotizaciones, firmas y ratificación deben verificarse antes de finalizar el documento.
Historial de trabajadoresConsultar expedientes de trabajadores desvinculados sin mantenerlos en la planta activa.
Ingreso automático: un trabajador pasa a esta pestaña cuando su finiquito se guarda con estado Firmado / finalizado y se confirma la desvinculación.
Qué se conserva
- Ficha laboral y contrato.
- Fecha de ingreso, término y causal.
- Configuraciones y liquidaciones mensuales.
- Ausencias, permisos, licencias y vacaciones.
- Finiquito y total registrado.
Acciones disponibles
- Historial completo: abre el expediente consolidado.
- Ver o imprimir finiquito: consulta el documento final.
- Reincorporar: devuelve al trabajador a la planta activa con confirmación.
No es una eliminación
El trabajador deja de participar en cálculos nuevos, pero sus antecedentes permanecen para consultas, fiscalizaciones y respaldo histórico.
Parámetros laboralesMantener UF, UTM, ingreso mínimo, topes, tasas, comisiones AFP y demás valores de cada mes.
Debe existir un perfil por mes. Los parámetros alimentan remuneraciones, cotizaciones, asignación familiar, horas extra y vacaciones referenciales.
Opción recomendada
- Descargue la plantilla CSV.
- Complete una fila con los valores del boletín oficial.
- Seleccione el archivo actualizado.
- Revise la validación antes de aplicarlo.
Edición manual
Puede corregir UF, UTM, sueldo mínimo, topes, pensión, salud, SIS, AFC, mutualidad, SANNA, jornada, vacaciones y comisiones AFP. Guarde solamente después de verificar la fuente.
Precaución
No copie automáticamente los valores del mes anterior. Revise las fuentes oficiales antes de calcular, declarar o pagar. La importación no modifica remuneraciones ya cerradas.
5. Respaldo, recuperación y conceptos esenciales
Protección de la información y lectura correcta de los valores.
Guardar y restaurar respaldoConservar una copia completa o recuperar la información en el mismo u otro equipo.
Almacenamiento local: la información se guarda en el navegador y equipo donde se usa. Copiar solamente el archivo HTML a otro computador no traslada los datos ingresados.
Guardar respaldo
- Abra Configuración.
- Presione Guardar respaldo completo.
- Conserve el archivo descargado con fecha reconocible.
- Guárdelo en una ubicación segura distinta del archivo de trabajo.
Restaurar respaldo
- Guarde primero una copia de la situación actual.
- Presione Restaurar respaldo completo.
- Seleccione el archivo correcto.
- Confirme la operación.
- Revise comunidad, período y registros recuperados.
Cuándo respaldar
Antes y después del cierre mensual, antes de importar unidades, antes de restaurar, después de cerrar remuneraciones o finiquitos, y siempre antes de trasladar la plataforma.
Si algo no cuadra
No corrija el resultado final a ciegas. Identifique el dato de origen: ficha, egreso, ausencia, configuración mensual, cobro o pago; corríjalo allí y vuelva a calcular mientras el período esté abierto.
Antes de confirmar
Lea los mensajes de confirmación. El cierre mensual, el cierre de remuneraciones, el finiquito finalizado y la restauración cambian o bloquean información relevante.
Principio general
Ingrese una vez los datos permanentes y registre solamente las novedades en cada período. Así se evita comparar fichas o escribir nuevamente información que la plataforma ya conoce.
Configuración
Correo de salida, datos de la comunidad, documentos y respaldos.
Configuración de envío de correos 🔒 Simulación demo
Identificación de la comunidad y datos bancarios 🔒 Solo lectura
Importar comunidad desde archivo CSV
1. Descargar y completar la plantilla
El archivo se descarga en formato CSV UTF-8 y con las columnas exactas que reconoce la plataforma.
2. Revisar e importar el archivo completo
Antes de guardar los cambios se mostrará una vista previa con unidades nuevas, actualizadas y cualquier error.
numero_unidadtipo_unidadnombre_propietario
correo_propietariotelefono_propietarionombre_arrendatario
correo_arrendatariotelefono_arrendatarioenviar_gasto_comun_a
prorrateo_porcentajesaldo_inicialunidad_activa
Firma para todos los documentos 🔒 Solo lectura
Imagen de la firma manuscrita
Cargue una imagen PNG, JPG o WEBP. Se recomienda una firma con fondo blanco o transparente.
Vista previa en los documentos
La vista previa muestra cómo quedará la firma guardada en los documentos.
Identidad visual y configuración de los documentos 🔒 Solo lectura
Logo de la empresa o administrador
Logo de la comunidad
Respaldo y recuperación 🔒 Bloqueado en demo
En esta demostración comercial, la exportación y restauración de respaldos están bloqueadas.
No es necesario abrir, editar ni comprender el contenido del archivo. La plataforma lo genera automáticamente para guardar toda la información y recuperarla cuando corresponda.
Guardar la información actual
Descarga una copia completa de cobros, pagos, egresos, unidades, remuneraciones y configuraciones.
Recuperar información
Utilice esta opción solamente para recuperar una copia anterior o trasladar la plataforma a otro equipo.